Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS – krok po kroku

Wiele spółek odkłada wysyłkę dokumentów do ostatniego dnia i wtedy wychodzą problemy z podpisem, formatem pliku albo statusem osoby zgłaszającej w KRS. Najczęściej źródłem błędu nie jest samo sprawozdanie, tylko nieznajomość kolejności działań. To potwierdza praktyka systemu Repozytorium Dokumentów Finansowych, który odrzuca zgłoszenia niekompletne albo podpisane przez niewłaściwą osobę.

Najwięcej czasu nie zabiera samo wysłanie pliku, tylko sprawdzenie, czy sprawozdanie finansowe do KRS ma właściwy format, komplet podpisów i wymagane uchwały. Tu liczy się kolejność: najpierw sporządzenie, potem podpisy, zatwierdzenie i dopiero zgłoszenie do KRS. Poniżej rozpisane są konkretne etapy, terminy z ustawy o rachunkowości i miejsca, w których najczęściej powstają błędy. Dzięki temu da się przejść cały proces bez zgadywania, co system zaakceptuje.

Co trzeba złożyć do KRS i w jakim terminie

Do KRS składa się komplet dokumentów, a nie samo sprawozdanie. Dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS podstawą jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Terminów są tu trzy i każdy dotyczy innego etapu.

• do 3 miesięcy od dnia bilansowego – sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego,
• do 6 miesięcy od dnia bilansowego – zatwierdzenie sprawozdania przez właściwy organ, np. zgromadzenie wspólników,
• 15 dni od zatwierdzenia – złożenie dokumentów do KRS.

Dla jednostki, której rok obrotowy kończy się 31 grudnia, oznacza to zwykle: sporządzenie do 31 marca, zatwierdzenie do 30 czerwca, wysyłka do KRS do 15 lipca.

Do zgłoszenia trafiają najczęściej:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności – jeśli jednostka ma taki obowiązek,
• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty.

Spółka z o.o. nie powinna wysyłać dokumentów „na raty”. W praktyce najlepiej przygotować cały pakiet i zgłosić go jednym zgłoszeniem w RDF.

Jak przygotować sprawozdanie finansowe do KRS

Sprawozdanie finansowe dla KRS musi mieć postać elektroniczną. To nie jest skan wydruku podpisanego długopisem. W większości podmiotów wpisanych do KRS sprawozdanie tworzy się w strukturze logicznej XML zgodnej z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Minimalna zawartość zależy od rodzaju jednostki, ale standardowo obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Jednostki większe dochodzą do tego np. z zestawieniem zmian w kapitale własnym i rachunkiem przepływów pieniężnych. Dla jednostek mikro i małych zakres danych bywa uproszczony, ale nadal trzeba zachować właściwą strukturę pliku.

Format plików ma znaczenie

Najwięcej pomyłek bierze się stąd, że jeden dokument powinien być w XML, a inne załączniki najczęściej w PDF. Samo sprawozdanie finansowe sporządzone według struktury Ministerstwa Finansów to zwykle plik XML. Uchwały, sprawozdanie z działalności czy opinia biegłego rewidenta, jeśli była wymagana, są najczęściej dodawane jako PDF.

Nie wolno zamieniać sprawozdania XML na skan PDF tylko dlatego, że „łatwiej je podejrzeć”. System przyjmie dokument zgodny z wymaganym formatem, a nie wygodniejszy dla użytkownika.

Co sprawdzić przed podpisaniem

Przed przejściem do podpisów warto zweryfikować trzy rzeczy: datę sporządzenia, zgodność danych identyfikacyjnych jednostki z wpisem w KRS i komplet pozycji wymaganych dla danego typu jednostki. Błąd w NIP, REGON albo dacie bilansowej potrafi wrócić dopiero na etapie zatwierdzenia, kiedy trzeba poprawiać cały pakiet.

Kto podpisuje sprawozdanie i czym to zrobić

Sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane elektronicznie przez właściwe osoby. Zgodnie z ustawą o rachunkowości podpis składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest co do zasady zarząd.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, stosuje się zasady wynikające z aktualnych przepisów rachunkowych dotyczących podpisu członków organu. W praktyce przed wysyłką trzeba sprawdzić, czy podpisy złożyły osoby uprawnione według stanu na dzień sporządzenia dokumentu.

Do podpisania używa się jednego z trzech narzędzi:

Przy zarządach wieloosobowych najpraktyczniejszy jest zwykle podpis kwalifikowany, bo łatwiej nim podpisać plik XML i dokumenty obiegające między kilkoma osobami. Przy jednoosobowej spółce z o.o. często wystarcza Profil Zaufany, jeśli system i forma podpisu są zgodne z przygotowanym plikiem.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS przez RDF

Zgłoszenie składa się elektronicznie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. To usługa prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości w ramach systemu eKRS. Samo złożenie dokumentów do RDF jest co do zasady bezpłatne, jeśli chodzi o standardowe roczne dokumenty finansowe podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców.

1. Wejść do systemu eKRS / RDF i zalogować się podpisem kwalifikowanym albo Profilem Zaufanym.
2. Wskazać podmiot po numerze KRS.
3. Dodać plik sprawozdania finansowego w odpowiednim formacie, najczęściej XML.
4. Dołączyć załączniki: uchwałę zatwierdzającą, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, ewentualnie sprawozdanie z działalności i opinię biegłego.
5. Podpisać zgłoszenie i wysłać je do systemu.
6. Pobrać UPO albo inne potwierdzenie złożenia widoczne w systemie.

Osoba wysyłająca zgłoszenie powinna być ujawniona w KRS z numerem PESEL albo działać w przewidzianym przez system trybie reprezentacji. Tu pojawia się dużo odrzuceń: dokument jest prawidłowy, ale zgłoszenie składa osoba, której system nie rozpoznaje jako uprawnionej.

Jeżeli w KRS nie ma numeru PESEL członka zarządu, zgłoszenie często zatrzymuje się na etapie technicznym. Warto to sprawdzić przed końcem terminu, a nie w dniu wysyłki.

Zatwierdzenie sprawozdania: bez tego wysyłka jest niepełna

Nie wolno mylić sporządzenia z zatwierdzeniem. Sporządzenie następuje wcześniej i kończy się przygotowaniem oraz podpisaniem sprawozdania. Zatwierdzenie to osobna czynność organu, np. zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

W praktyce do KRS trafiają potem co najmniej dwa dokumenty uchwałowe: jedna uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, druga o podziale zysku albo pokryciu straty. Jeżeli spółka miała stratę za rok obrotowy, nie da się pominąć uchwały tylko dlatego, że „nic nie wypłacano”. Organ musi rozstrzygnąć, co dzieje się z wynikiem finansowym.

Co w sytuacji, gdy sprawozdanie nie zostało zatwierdzone na czas

Jeżeli do upływu ustawowego terminu dokument nie został zatwierdzony, do KRS składa się najpierw niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, a po zatwierdzeniu dosyła brakujące dokumenty. Ten obowiązek wynika z przepisów i nie znika tylko dlatego, że wspólnicy nie odbyli zgromadzenia w terminie.

Taki przypadek wymaga pilnowania dwóch dat: terminu ustawowego na złożenie samego sprawozdania oraz późniejszego terminu na dosłanie uchwał po zatwierdzeniu.

Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów do KRS

Najczęściej odpada nie księgowość, tylko technika. Błędy wracają regularnie niezależnie od wielkości spółki, bo system sprawdza formalności bez litości.

• dodanie sprawozdania jako PDF zamiast XML,
• brak jednego z wymaganych podpisów elektronicznych,
• wysyłka bez uchwały o zatwierdzeniu lub bez uchwały o podziale zysku/pokryciu straty,
• zgłoszenie przez osobę, której PESEL nie widnieje w KRS,
• podpisanie dokumentu po niewłaściwej dacie albo przez nieaktualny skład zarządu,
• mylenie RDF z innymi formularzami w PRS lub eKRS.

Jeżeli system przyjął zgłoszenie, to nie znaczy jeszcze, że dokumenty są merytorycznie bezbłędne. Oznacza to tylko, że przeszły etap formalno-techniczny. Dlatego przed wysyłką warto porównać dane z uchwał z danymi w samym sprawozdaniu: rok obrotowy, pełna nazwa spółki, wynik finansowy i daty.

Najczęstsze pytania

Czy sprawozdanie finansowe do KRS składa się bezpłatnie?

Tak, standardowe złożenie rocznych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych dla podmiotu z rejestru przedsiębiorców KRS jest co do zasady bez opłaty sądowej. Koszt pojawia się zwykle przy podpisie kwalifikowanym albo przy obsłudze przez biuro rachunkowe czy pełnomocnika.

Czy do KRS można wysłać samo sprawozdanie bez uchwał?

Po zatwierdzeniu nie powinno się tego robić. Poza samym sprawozdaniem trzeba dołączyć co najmniej uchwałę o zatwierdzeniu oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty, a w części podmiotów także sprawozdanie z działalności.

Co zrobić, gdy zarząd nie zatwierdził sprawozdania do 30 czerwca?

Trzeba pilnować obowiązku złożenia niezatwierdzonego sprawozdania w ustawowym terminie, a po późniejszym zatwierdzeniu dosłać uchwały. Brak zatwierdzenia nie wstrzymuje obowiązku złożenia dokumentów do KRS.

Czy skan podpisanego papierowego sprawozdania wystarczy do KRS?

Nie, to jeden z częstszych błędów. Sprawozdanie finansowe dla podmiotów wpisanych do KRS powinno być sporządzone elektronicznie, najczęściej w strukturze XML, i podpisane elektronicznie przez właściwe osoby.

Kto może wysłać zgłoszenie do RDF?

Zgłoszenie składa osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu albo inna osoba działająca w trybie dopuszczonym przez system, zwykle z ujawnionym w KRS numerem PESEL. Jeśli system nie widzi tej osoby w rejestrze, zgłoszenie często nie przechodzi mimo poprawnych dokumentów.